Zwischen Nutzung und Unsicherheit: Wie Organisationen KI verantwortungsvoll gestalten - ein SUPYOU Use Case

KI findet längst im Arbeitsalltag statt – oft schneller, als Organisationen Regeln oder Orientierung entwickeln. In einem zweitägigen Workshop haben wir gemeinsam mit Personalrät:innen und Arbeitgebervertreter:innen einer großen gesetzlichen Krankenkasse daran gearbeitet, wie ein sicherer und verantwortungsvoller Umgang mit KI im Arbeitsalltag gestaltet werden kann.

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Im Fokus standen dabei nicht nur technisches Verständnis und rechtliche Grundlagen, sondern vor allem die Frage: Welche Leitplanken braucht es, damit die Chancen von KI genutzt werden können, ohne Risiken für Mitarbeitende zu übersehen?

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Auf einen Blick

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Organisation: Große gesetzliche Krankenkasse

Branche: Gesundheitswesen

Unternehmensgröße: > 5.000 Mitarbeitende

Format: 2-tägiger Workshop Teilnehmende: 14 (Personalrat und Arbeitgeberseite) Themen: KI-Grundlagen, EU AI Act, Chancen und Risiken von KI im Arbeitsalltag

Ziel: Orientierung schaffen und Regelungsbedarfe identifizieren

Ergebnis: Konkrete Ansatzpunkte zur Weiterentwicklung der Regelungsbedarfe sowie ein gemeinsames Verständnis von Funktionsweise, Chancen und Grenzen von KI

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Ausgangssituation

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KI ist bereits im Arbeitsalltag angekommen, aber was bedeutet das eigentlich genau? In vielen Organisationen ist KI längst Teil des Arbeitsalltags – oft schneller, als Regeln oder gemeinsame Orientierung entstehen. Auch bei diesem Auftrag zeigte sich eine Situation, die derzeit viele Organisationen kennen: KI-Tools werden zunehmend genutzt, gleichzeitig fehlt häufig noch ein gemeinsames Verständnis darüber, wie sie eigentlich funktionieren und was das für den Arbeitsalltag bedeutet. Zudem gab es zum Zeitpunkt des Workshops noch keine organisationsweit kommunizierte Strategie, wie und in welchen Bereichen KI konkret eingesetzt werden soll.

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Im Workshop wurde schnell deutlich, wie unterschiedlich die Ausgangslage ist: Ein Aha-Moment für viele Teilnehmende war die Erkenntnis, dass KI nicht wie das Internet funktioniert und nicht einfach auf „alle verfügbaren Wissensquellen“ zugreift, sondern mit Wahrscheinlichkeiten arbeitet. Diese Einsicht hat den Blick auf Chancen und Risiken verändert. Für viele war das ein Wendepunkt im Verständnis und damit auch in der Einschätzung von Chancen und Risiken. Gleichzeitig zeigte sich: Einige Teilnehmende hatten bisher keine eigene Erfahrung mit Tools wie ChatGPT – weder beruflich noch privat.

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Damit wurde klar: Bevor über Regelungen gesprochen werden kann, braucht es zunächst ein gemeinsames Verständnis von KI.

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Der Personalrat wollte deshalb frühzeitig aktiv werden und sich gut auf kommende Entscheidungen vorbereiten. Besonders wichtig war dabei:

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ein gemeinsames Verständnis von KI und ihren Auswirkungen auf den Arbeitsalltag
mehr Klarheit über Chancen und Risiken für Mitarbeitende
Orientierung zum EU AI Act und möglichen Regelungsbedarfen
eine fundierte Grundlage, um den Entwurf einer Dienstanweisung des Arbeitgebers einordnen zu können

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Unser Ansatz

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KI verstehen und gleichzeitig gemeinsam gestalten

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Der Workshop wurde gemeinsam gestaltet von:

Miriam Abdeslem (SUPYOU) – arbeitskulturelle Begleitung, Moderation und Struktur
Michael Seefried (Adacor) – fachliche KI-Expertise

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Die Zusammenarbeit vereint zwei Perspektiven:

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Adacor schafft mit technischer Expertise und verständlicher Befähigung die Grundlage für einen sicheren Umgang mit KI.

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SUPYOU sorgt dafür, dass dieses Wissen in die Organisation übersetzt wird – und daraus gemeinsame Orientierung entsteht.

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Das geschieht, indem wir den Raum für die arbeitskulturell entscheidenden Fragen öffnen:

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Was bedeutet das konkret für unseren Arbeitsalltag?
Wo entstehen Unsicherheiten oder falsche Annahmen?
Und wie wollen wir als Organisation damit umgehen?

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Denn:

KI ist nicht nur ein technisches Thema, sondern immer auch ein Thema von Zusammenarbeit, Verantwortung und Kultur. So entsteht nicht nur Wissen, sondern eine Grundlage für gemeinsam tragfähige Entscheidungen. Dabei gestalten wir den Prozess so, dass:

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unterschiedliche Perspektiven (Personalrat & Arbeitgeberseite) sichtbar und anschlussfähig werden
komplexe Inhalte in gemeinsam bearbeitbare Fragestellungen übersetzt werden
und nicht vorschnell Lösungen entstehen, sondern tragfähige gemeinsame Verständnisse

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Konkrete Arbeit am Entwurf

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So entsteht nicht nur Wissen, sondern eine Grundlage für gemeinsam tragfähige Entscheidungen.

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Ein zentraler Bestandteil des Workshops war die Arbeit mit einem bestehenden Entwurf für eine Dienstanweisung. Auf Basis des neu aufgebauten Wissens konnten die Teilnehmenden den Entwurf differenziert betrachten:

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Welche Regelungen sind bereits tragfähig?
Wo bestehen Unklarheiten?
Und wo fehlt eine wichtige Perspektive?

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Ein besonders präsentes Thema dabei:

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Der Aufbau von KI-Kompetenz bei Mitarbeitenden. Es wurde deutlich, dass Fragen wie diese bisher nicht ausreichend geklärt sind:

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Wann gilt KI-Kompetenz als aufgebaut?

Wie kann sie sinnvoll entwickelt werden?
Und wer trägt dafür Verantwortung?

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Damit wurde sichtbar:

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Neben technischen und rechtlichen Aspekten braucht es vor allem klare Antworten darauf, wie Qualifizierung und Befähigung gestaltet werden.

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Ergebnisse

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Mehr Klarheit, gemeinsame Orientierung und konkrete nächste Schritte

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Nach zwei intensiven Tagen konnten die Teilnehmenden:

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ein realistischeres Verständnis von KI entwickeln
eigene Annahmen und Schein-Sicherheiten hinterfragen
den Entwurf der Dienstanweisung strukturiert prüfen
und konkrete Klärungs- und Ergänzungsbedarfe benennen

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Feedback aus dem Workshop

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Die Rückmeldungen der Teilnehmenden waren sehr positiv.

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Bewertung des Workshops

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⭐ 4,7 / 5 – Nutzen für die eigene Arbeit
⭐ 5,0 / 5 – Raum für Gedanken und Fragen
⭐ 4,8 / 5 – Zielerreichung des Workshops

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Stimmen aus dem Workshop

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„Es war sehr nah und greifbar trotz der Komplexität.“

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„Methodisch ideal gelöst – Theorie und Übersetzung.“

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„Sehr gutes Format und eine gute Einteilung zwischen Vermittlung und selber erarbeiten.

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Unser Fazit

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Viele Organisationen stehen aktuell genau an diesem Punkt: KI wird bereits genutzt, während Orientierung, Regeln und gemeinsame Leitlinien noch entstehen.

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Der entscheidende Schritt ist dabei nicht nur Wissen aufzubauen, sondern Räume zu schaffen, in denen Organisationen klären können:

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